Samozrejme netvrdím, že pomoc externých odborníkov nie je potrebná, avšak v praxi si mnohí žiadatelia z finančných dôvodov nemôžu dovoliť najať si na túto činnosť externú firmu. Ďalším dôvodom spracovania projektu interným spôsobom je často krát vysoko špecializovaná oblasť resp. zameranie predkladaného projektu (platí to najmä v prípade projektov výskumu a vývoja), ktorému rozumie len úzky okruh odborníkov, v mnohých prípadoch žiadateľ sám. V takomto prípade je snaha o vypracovanie projektových žiadostí vlastnými silami na mieste, nakoľko neodborný zásah do projektu by mohol ma opačný účinok.
Pochopiteľne, vypracovanie kompletného projektu neskúseným žiadateľom prináša so sebou aj množstvo rizík spojených s prípadným vyradením projektu vo fáze hodnotenia alebo rizík na strane implementácie schváleného projektu. Účelom tejto sekcie je teda poukázať na najčastejšie nedostatky a chyby pri spracovaní projektov, aby sa žiadatelia rozhodnutí písať projekt samostatne vyhli prípadným problémov a neúspechu.
Je náročné zhustiť alebo zovšeobecniť túto problematiku spôsobom, ktorá by pokryla všetky grantové schémy. Každá grantová (dotačná) schéma ma mierne odlišné pravidlá, ktorých je sa potrebné držať pri písaní projektu. Príbuzné špecifiká majú projekty podávané prostredníctvom štrukturálnych fondov EÚ, ktoré sú administrované slovenskými riadiacimi orgánmi, kde si žiadatelia často krát musia dať väčší pozor na formálnu stránku projektu a množstvo príloh. Naopak iný charakter majú dotačné schémy vyhlasované priamo Bruselom, ktoré idú mimo slovenských orgánov. Tie v porovnaní so štandardnými štrukturálnymi fondmi kladú väčší dôraz na obsahovú stránku projektu a vo fáze žiadania o dotáciu nepožadujú od žiadateľa množstvo v danom momente nepotrebných príloh, ktoré sú v praxi často príčinou vyradenia predkladaného projektu. Rozdielna filozofia žiadania je taktiež v iných alternatívnych dotačných zdrojov, ako sú napr. štátne výnosy, rozvojová pomoc, menšie súkromné granty. Z uvedeného vyplýva, že žiadateľ by mal pre začatím prác na projekte poznať detailne charakter grantovej výzvy a jej vyhlasovateľa. V našej sérii článkov budeme hovoriť o princípoch platiacich takmer na všetky dotačné schémy, pričom sa priebežne budeme snažiť upozorňovať na určité dôležité špecifiká platiacich na niektorú zo schém, o ktorej by mal byť žiadateľ upovedomený.
Samotná séria bude rozdelená do niekoľkých na seba nadväzujúcich sekcií.
Hlavné sekcie pozostávajú zo 4 kategórií:
Príprava a návrh projektu
Spracovanie projektu
Finalizácia projektu a jeho podanie
Implementácia projektu
Každá sekcia si vyžaduje samostatnú pozornosť, nakoľko ide o dôležitú fázu projektového manažmentu. V praxi sa môže stať, že detailná príprava a návrh projektu môže viesť k rozhodnutiu nepokračovať v ďalších prácach na projekte. Ako dôvod môže byť, že žiadateľ zistí, že v danej dotačnej schéme nespĺňa všetky formálne podmienky a teda nie je oprávnený v danej výzve. Taktiež sa môže stať, že žiadateľ usúdi, že nemá dostatočné finančné, odborné a personálne kapacity, aby sa mohol o grant uchádzať resp. aby mohol projekt úspešne realizovať. Častým dôvodom je aj prípad, kedy daná výzva i keď na prvý pohľad pre žiadateľa zaujímavá po jej dôkladnom naštudovaní nesplní očakávania žiadateľa. To sú len tie najbežnejšie príčiny, kedy dôkladná prípravná fáza vedie nielen k vytvoreniu si dobrej východiskovej situácie do ďalšieho procesu, ale v prípade rozhodnutia o nepokračovaní povedie k veľkej úspore času a peňazí.
Všetky sekcie teda budú koncipované ako samostatné oblasti, ktoré v ideálnom prípade jedna na druhú nadväzuje, avšak ako bolo uvedené vyššie nie vždy tomu je tak. Budú tvorené so snahou poukázať na nevyhnutnosť každej z nich a riziko ich podcenenia.
Verím, že táto séria článkov Vám pomôže lepšie sa oboznámiť s praktickými aspektmi tvorby dotačných projektov, posilní Vaše zručnosti v oblasti ich spracovania a v neposlednom rade zvýši Vaše šanci a úspešnosť pri žiadaní o dotácie.
A. ČASŤ 1. PRÍPRAVA A NÁVRH PROJEKTU
V tejto časti sa čiteľ môže dozvedieť, ako sa v dostatočnej miere pripraviť na spracovanie projektu zameraného na získanie dotácie zo štrukturálnych fondov EÚ alebo iných grantových schém. Práve táto fáza častokrát hrá kľúčovú rolu pri úspechu alebo neúspechu predkladaného projektu.
Zmyslom tejto etapy projektového cyklu je:
1. Učiniť záväzné rozhodnutie o podaní alebo nepodaní projektu
2. Zhromaždiť čo možno najobsiahlejšie a najrelevantnejšie informácie a vstupy do projektu
3. Pripraviť si stručný návrh (koncept) projektu
Učiniť záväzné rozhodnutie o podaní alebo nepodaní projektu
Mnoho potenciálnych žiadateľov sa púšťajú do žiadania o eurofondy takmer okamžite ako sa o otvorenej výzve dozvedia od známych, z internetu alebo iných médií. Častokrát vidia iba maximálnu výšku možnej dotácie a prehliadajú ostatné podstatné podmienky, ktoré majú na ďalšie fázy procesu žiadania významný dopad.
Finálne rozhodnutie o zapojení sa do procesu žiadania o dotáciu nie je možné relevantne učiniť bez dôkladného naštudovania si všetkej dokumentácie súvisiacej s vyhlásenou výzvou. Mnoho neskúsených žiadateľov o dotácie robí základnú chybu, že si preštuduje výlučne iba vyhlásenú výzvu. Tá ma spravidla 3-10 strán a obsahuje základné informácie o charaktere projektu a podmienkach pre žiadateľa. Žiadateľ sa v nej síce dozvie odpovede na svoje najdôležitejšie otázky (aký objem prostriedkov môžem žiadať, do kedy musím projekt odovzdať, aké prílohy musím k žiadosti priložiť, aké základné podmienky musím spĺňať, čo do právnej formy, existencie na trhu, počte zamestnancov, sektora pôsobenia), avšak mnoho vysvetľujúcich podmienok je už zakotvených v iných podkladoch, ako je napríklad príručka pre žiadateľa, finančná príručka, programový manuál, príslušný operačný program atď. Toto sú kľúčové dokumenty, ktoré by si mal každý žiadateľ preštudovať pred začatím projektových prác.
V nich sa žiadateľ dozvie podstatné informácie, či vôbec spĺňa formálne kritériá na požiadanie o dotáciu. Ako príklad možno uviesť, že prevažná väčšina štrukturálnych fondov EÚ v komerčnom sektore je orientovaná najmä na malé a stredné podniky (ďalej len „MSP“). Spravidla je vo výzve uvedené, ktoré podniky možno považovať za MSP, pričom je uvedený maximálny limit výšky ročného obratu a počtu zamestnancov. Mnoho slovenských pobočiek zahraničných firiem po prečítaní základnej klasifikácie usúdilo, že spĺňajú s veľkou rezervou obe kritériá a teda môžu sa do procesu zapojiť. Mnohí z nich však ostali sklamaní, keď boli vyradení po formálnom hodnotení s výsledkom, že nespĺňajú ani formálne požiadavky kladené na charakter žiadateľa a sú považovaní za veľký podnik. Celá práca tak vyšla navnivoč a samotný projekt sa ani nedostal na odborné hodnotenie. Vysvetlenie je v spomínanom dokumente – príručke pre židateľa, ktorá už veľmi detailne popisuje, kto je a kto nie je považovaný za MSP. V praxi sa často stáva, že zahraničné podniky zakladajú na Slovensku svoje zastúpenia, ktoré majú rádovo pár zamestnancov a finančne zanedbateľný obrat. EÚ však pri klasifikovaní podniky za MSP berie do úvahy kumulované hodnoty a teda okrem slovenskej entity aj hodnoty jej zahraničnej materskej spoločnosti a všetkých jej dcérských spoločností po celom svete spolu (pozn.: presné hodnoty brané do úvahy vychádzajú z výšky vlastníckych práv). Za následok to teda má, že malý slovenský podnik s 1 zamestnancom a obratom 2 000 Eur ročne, môže byť pre účely žiadania o eurofondy považovaný za veľký podnik s 25 000 zamestnancami a obratom 5 milárd Eur ročne, aj za predpokladu, že z tejto silnej medzinárodnej pozície tento slovenský subjekt nič nemá a dotáciu si zaslúži rovnako ako jeho sused bez medzinárodného pozadia.
To bol len jeden z príkladov, kedy všetka snaha môže stroskotať a ktorá sa dá jednoducho eliminovať preštudovaním si potrebných podkladov.
Ďalším častým javom v komerčnej sfére sú vylúčené sektory zo žiadania, ako sú napr. doprava, stavebníctvo, oceliarsky priemysel a pod. , ale čo je podstatné, aj súviace odbory. V praxi sa preto stáva, že žiadateľ je opäť vylúčený pre neoprávnenosť, nakoľko sa mylne domnieval, že nespadá do vylúčeného sektora. Jednoznačná definícia je opäť zakotvená v príručke a v prípade, že žiadateľ má aj napriek jej naštudovaniu isté pochybnosti, odporúčame požiadať o záväzné stanovisko príslučný riadiaci orgán, ktorý výzvu vyhlásil.
Naopak na strane samosprávy nie sú problémy prechádzajúceho typu, ale aj v prípade tohto druhu žiadateľa môže dôjsť k výlučeniu z dôvodu neoprávnenosti, ktorému by sa dalo predísť dôkladným preštudovaním si kompletnej dokumentácie k výzve. Nie sú to len banálne dôvody, ako nedoplatky v zdravotných poisťovaniach, Sociálnej poisťovni alebo na Daňovom úrade, ale zväčša ide o podceňované riziká, ktoré súvisia s vysporiadaním majetkovo-právnych vzťahov. Mnoho slovenských obcí sa trápi s neprehľadným vysporiadaním majetkových práv z minulosti, kedy nie je celkom možné preukázať vlastníka pozemku, na ktorom sa plánuje realizovať činnosť prostredníctvom predkladaného projektu. Práve v rozsiahlych príručkách, ktoré sa často žiadateľom nechce študovať sa píše, ako relevantne vydokladovat príslušné pozemky. V praxi často dochádza k uzavretiu nájomných zmlúv napr. so štátnymi orgánmi, pričom až príručka pre žiadateľa definuje jej konkrétne parametre (predmet nájmu, minimálna doba nájmu, dátum jej uzatvorenia, spôsoby nepovedania zmluvy). Nesplnenie čo i len jedného z povinných a na prvý pohľad nepodstatných odporučení má za následok vyradenie žiadateľa z procesu hodnotenia už po formálnej stránke a projekt sa nedostane ani len na odborné hodnotenie.
Účelom dôkladného naštudovania si všetkých podkladov súvisiach s výzvou je práve eliminovať tieto riziká na minimum. Ak teda žiadateľ v tejto fáze identifikuje problém a riziko na svojej strane, ktoré objektívne nedokáže odtrániť, mal by urobiť rozhodnutie nepokračovať ďalej v procese a snažiť sa vyhľadať inú grantovú schému, kde tieto riziká nehrozia. Horeuvedené problémy patria medzi tie časté, avšak v praxi je sa možné stretnúť s mnohými inými.
Okrem horeuvedených odporúčaných dokumentov k štúdiu odporúčam naštudovať aj ďalšie. Jedným z nich sú hodnotiace kritériá, ktoré umožnia žiadateľovi preniknúť do role hodnotiteľov projektových žiadostí. Mnohí žiadatelia (majitelia firiem, starostovia) o granty sú zanietení do svojej práce, podnikania, odvetvia, obce, že sa nedokážu pozrieť na svoj zámer a jeho prínos objektívne nad rámce svojej organizácie. Práve hodnotiace kritéria by mu mali pomôcťpokúsiť sa odosobniť od tejto subjektivity, ktoré pri projektovej práci môže spôsobiť podanie nekvalitného projektu bez širších dopadov. Ak teda nejaká výzva má v hodnotiacich kritériách priradenú kľúčovú váhu na inovatívnosť projektu, pričom predkladaný projekt pojednáva o spôsobe výroby, ktorý je bežne etablovaný v každej krajine EÚ, a ak aj napriek tomu je vedenie podniku presvedčené o svoje unikátnosti (čo je na druhej strane pri podnikaní správna a podstatná vec), malo by sa v procese žiadania pristúpiť seriózne k tejto veci a zvážiť si všetky riziká, ktoré s tým súvisia.
Rovnako to platí, ak je napr. významné kritérium skúsenosť a finančná stabilita žiadateľa, pričom tento žiadateľ, i keď so skvelou myšlienkou, avšak s históriou na trhu 2 mesiace, by mal zvážiť, či neprizve do projektového konzorcia cielene vybratý subjekt, ktorý má dôležitú skúsenosť, históriu a referencie v danej oblasti, i keď na úkor rozdelenia si finančného koláča.
Podobných prínosov plynúcich z naštudovania si hodnotiacich kritérií s aplikáciou na vlastný subjekt a zámer je mnoho.
Až po dôkladom si naštudovaní si všetkých vydaných dokumentov k danej výzve je možné začať uvažovať nad zapojením sa do procesu a vypracovaním projektovej žiadosti.
Pre správne rozhodnutie je zároveň dôležité zhromaždiť čo možno najobsiahlajšie a najrelevantnejšie informácie a vstupy do projektu.
Jeho súčasťou je fáza, ktorá do určitej miery súvisí s predchadzajúcou časťou a tým je monitoring už schválených projektov z minulosti. Naštudavanie si už schválenyćh projektov má viacero prínosov. Tým hlavným je, aby sme opäť predišli vyradeniu predloženého projektu z dôvodu určitej duplicity. Najmä bruselské inštitúcie nie sú ochotné finančne podporovať projekty, ktoré už boli v minulosti podporené. Týka sa to rovankých aktivít, rovnakej cieľovej skupiny, rovnakého územia. Keď teda zistíme, že podobný projekt ako je ten náš už bol v minulosti podporený, pričom sa nechcem vzdať myšlienky podania projektu, navrhujem starostlivo popremýšľať, ako dať do svojho projektu isté nóvum, ktoré je kvalitatívne a kvantitatívne významé a jasne ho v projekte popísať. Je dobré v projekte otvorene spomenúť podobné projekty a isté prieniky s našim, avšak hneď v nasledujúcej časti uviesť naše unikátne črty projektu, ktorým sa od ostatných odlíšime a jasne zdôrazníme dôvody, prečo by mal byť aj náš projekt podporený a čo môže priniesť pre cieľové skupiny.
Analytická fáza projektového cyklu nám umožní odborne sa na spracovanie projektu pripraviť. V prípade spracovania projektu vlastnými silami je predpoklad, že spracovateľ projektu (majiteľ, odborný zamestnanec) je dostatočne fundovaný na to, aby dokázal spracovať predmetnú problematiku na patričnej odbornej úrovni. Má k dispozícii dáta o spoločnosti, obci, regióne, konkurencii, používanej technológii, produktovej rade a pod. Aj napriek tomu, že jednotlivé grantové schémy majú odlišné formuláre svojich žiadostí a teda vyžadujú odlišné dáta, vo všeobecnosti je možné konštatovať, že žiadateľ, či už firma, samospráva alebo tretí sektor potrebuje získať cca. 50% nových druhov informácií, ktoré doposiaľ pri výkone svojej činnosti (riadení podniku, obce, mesta, neziskovej organizácii) doposiaľ vôbec nepotreboval. Je to spravidla ovplyvnené tým, že riadiace orgány, či už na národnej alebo bruselskej úrovni sledujú širšie ciele ako sú tie naše pri písaní projektu. Kým majiteľ podáva projekt zameraný z jeho pohľadu na nákup technológie, ktorý by mu umožnil spracovať viac ton plastov ročne a tým dosahovať vyššie tržby, Brusel sleduje širší cieľ, ktorým môže byť zvýšený podiel vyseparovaných plastov, nižšia miera skládkovania, zvýšenie povedomia obyvateľov o potrebe separovania plastov alebo dokonca šírenie inovačných technologických procesov v európskom rozmere.
Ak chce teda žiadateľ uspieť v konkurencii iných žiadateľov musí poznať tieto ciele, čo v praxi znamená sumarizovanie a analýza dodatočných informácií, ako sú súviace zákony, nariadenia Bruselu v danej oblasti, ale i mnohé strategické dokumenty príslušného mesta, VÚC alebo štátu. Vyžaduje si to naštudovať rozličné štatistiky a prieskumu trhu, v krajnom prípade si spraviť vlastnú analýzu prostredia, ak nie je dostupná v požadovanej kvalite a rozsahu.
Žiadateľ sa teda musí pokúsiť opustiť koncetrovanú optiku svojho videnia výlučne na svoj „core business“ a rozšíriť ho na širšie súvislosti. Ide o fázu, ktorá je najmä pre žiadateľov z radov podnikateľov ťažko predstaviteľná, ale je potrebné ju vnímať, ako daň za poskytnutie nenávratného finančného príspevku.
Až keď sme si dôkladne naštudovali všetky podporné dokumenty a vykonali analytickú časť projektového cyklu, môže začať s vypracovaním základného konceptu projektu. V teórií sa táto časť zvykne označovať, ako vypracovanie matice logického rámca, ktorá má svoje fixné časti. Bez ohľadu na jej označenie a pravidlá, odporúčam neviazať sa tradičnými modelmi a poznačiť si na papier základné myšlienky svojho projektu. K hlavným bodom patrí, definovanie problému, ktorý chcem projektom riešiť a pomenovanie nástrojov riešenia, čo môže byť spravidla sumár aktivít, ktoré chceme v projekte realizovať (postaviť výrobnú halu, kúpiť nový stroj, opraviť obecnú komunikáciu, vybudovať kanalizáciu a pod.).
Je dobré ak si tu žiadateľ identifikuje ciele svojho zámeru, konkrétne výstupy ktoré vzniknú, samozrejme všetko v kontexte už naštudovaných materiálov vydaných k výzve. Až keď to žiadateľ má v kocke pomenované dokáže pokročiť v procese ďalej, v ideálnom prípade k začatiu prác na projektovej žiadosti a rozpracovaniu jednotlivých častí formulárov. V niektorých prípadoch, napr. keď si žiadateľ ešte stále nie je istý, či spĺňa podmienky účasti v súťaži, mu môže tento podklad poslúžiť ako doplnok pri oslovení príslušného riadiaceho orgánu so žiadosťou o predbežné posúdenie jeho zámeru a vydanie stanoviska k oprávnenosti (pozn.: niektoré bruselské výzvy, ako napr. CIP umožňujú zaslať na posúdenie 2 – stranový projektový zámer). Tento dokument tiež môže poslúžiť ako podporný dokument pri vyhľadávaní projektových partnerov doma alebo v zahraničí. Mnoho grantových schém (napr. cezhraničné spolupráce, Central Europe, FP7) si povinne vyžadujú zahraničných partnerov, naopak v iných prípadoch je to na dobrovoľnej báze žiadateľa, avšak ako bolo vyššie uvedené, partnerstvo s významným subjektom dokáže žiadateľovi v nemalej miere pomôcť zvýšiť šance na úspech projektu. Vyhľadávanie partnerov, najmä tých zahraničných je náročná činnosť a nie je ju možné robiť na záver projektu, ale v jeho úvode. V úvode projektu však zväčša projektová žiadosť ešte nie je na svete a bez relevantných informácií o projekte žiadny z partnerov nevstúpi do zmysluplnej diskusie o možnej spolupráci. Naopak jednoduchý koncept projektu, ktorého vypracovanie nie je časovo náročné tento problém rieši, dokonca je efektívnejšií v porovnaní s tým, ak by sme potenciálnemu partnerovi zaslali 100 stranovú kompetnú žiadosť.
Z uvedených dôvodov teda odporúčam poctivo pristúpiť k tejto fáze projektového cyklu. Ak potenciálny žiadateľ svedomito uskutoční prípravnú fázu projektu, naštuduje si všetko potrebné, vypracuje projektový zámer, dokáže učiniť relevantné manžérske rozhodnutie o ďalšom postupe, bude tento ďalší priebeh o mnoho jednoduchší, najmä čo sa týka následnej fázy spracovania projektu, ale i finálna kvalita projektu bude vysoká a odbúra sa nepríjemné zistenie, kedy je projekt vyradený z dôvodu neoprávnenosti a nesplnenia základných formálnych kritérií.
